A perda do contrato físico é um problema mais recorrente do que costumamos imaginar. E isso é bastante preocupante, uma vez que o documento é de extrema importância. Portanto, este tipo de situação pode acabar ocasionando grandes dores de cabeça para a sua empresa.
Outro ponto de atenção aqui está no mal arquivamento ou na descentralização ao organizar os documentos.
É cada vez mais comum que cada departamento siga a sua própria lógica para armazenar contratos. Com isso, ninguém sabe ao certo onde estão os documentos. O que pode levar a perdas financeiras e judiciais por falta de controle e gestão.
Será que você não está correndo um risco maior do que deveria?
Os riscos da má gestão de contratos
A ausência de uma boa gestão de documentos é um problema sério nas empresas. Para você ter uma ideia, um estudo da Gartner apontou que entre 2% e 5% dos arquivos das empresas são extraviados ou armazenados incorretamente.
Com isso, 1 a cada 20 documentos são perdidos. E as empresas gastam aproximadamente 25 horas recriando documentos não localizados.
Ainda, são gastos cerca de 120 dólares (em trabalho) com funcionários buscando arquivos críticos perdidos. Uma vez que de 10% a 12% deles não são localizados na primeira tentativa.
Estes dados chamam a atenção para um fato que passa despercebido em meio à rotina. As empresas que não contam com uma boa gestão de documentos estão fadadas ao fracasso.
Especialmente em um mundo em que as informações circulam de forma digital, insistir em falta de processos e em hábitos antigos representa um enorme risco ao negócio.
Tome cuidado com essas práticas:
Histórico de e-mails como base para gestão de contratos
Muitas empresas ainda gerenciam os contratos e propostas por meio dos e-mails. Ao fazer isso, as informações importantes dos fornecedores ficam espalhadas. Não há uma organização e é extremamente difícil de encontrar algum dado quando necessário.
Além disso, o e-mail não é uma ferramenta nada segura. Portanto, não é difícil que um hacker consiga acessar o seu provedor e extrair os documentos sensíveis.
Dessa forma, você aumenta os riscos de sofrer uma perda do contrato. Além de gastar muito tempo para conseguir reunir as informações quando necessário.
Controle desestruturado de prazos e compromissos
Quando não há uma regra para a gestão dos contratos, você fica a mercê da boa memória para lembrar dos prazos. Assim, o acompanhamento não é realizado ou feito no “calor do momento”.
O resultado é que a prestação de contas e o monitoramento das obrigações fica deficiente.
Tenha em mente que a gestão de contratos também envolve o armazenamento. Uma vez que os extravios e a danificação dos documentos ocorrem justamente por não haver uma atenção para esta tarefa.
Quando tudo é feito “de cabeça”, se torna difícil de implementar melhorias ou obter negociações vantajosas.
Além disso, ninguém consegue dar conta de tudo. E contar com a sorte nunca é uma boa forma de gerir um negócio.
Ausência de padronização na gestão de contratos
Quando não há gestão de documentos, a tendência é que cada pessoa desenvolva uma maneira de organizá-los. Assim, surgem os controles de memória, as planilhas de Excel e as recorrentes perdas de contratos.
Dessa forma, a gestão de contratos fica a cargo da forma de trabalho de cada pessoa. E, caso este colaborador venha a sair da empresa, entender a lógica por trás dos documentos é uma tarefa demorada e difícil.
Quando um contrato demanda a assinatura ou atuação de várias empresas e pessoas é ainda mais difícil. Afinal, a falta de processos abre margem para desentendimentos.
Com isso, os riscos se tornam ainda maiores. Sem contar com o fato de que as relações podem ser prejudicadas por ausência de organização e padronização.
Como tornar a gestão de documentos mais eficiente
Evite os riscos causados pela perda do contrato físico ou mal arquivamento com soluções modernas e adequadas.
Atualmente, é possível usar ferramentas digitais de gestão de contrato. Com isso, a tarefa se torna muito mais organizada, segura e eficaz.
Com a solução da Ontivo, você cria, assina e armazena contratos de maneira simples, ágil e segura. Com isso, os processos de gestão de documentos são otimizados. Evitando os desperdícios e tornando as tarefas mais produtivas.
Como resultado, é possível aumentar o faturamento da administradora. Além de focar em atividades estratégicas e que permitam oferecer serviços de maior qualidade.
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