GESTÃO DE CONTRATOS

Para quem contrata ou presta serviços

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Perguntas Frequentes

Um grupo de experientes profissionais que resolveu se dedicar e colaborar com o sucesso de que trabalha com a Gestão de Condomínios, por meio da Transformação Digital, tornando-a mais dinâmica e muito mais eficiente do que ela já é.

Um ecossistema, ou seja, uma plataforma digital que integra várias AGENTES ASSOCIADOS para simplificar da gestão de condomínios.

Por que no modelo de Administração Digital, as soluções são independentes e possuem alto nível de interação e inteligência embarcada. Assim o que é feito por um usuário é automaticamente compartilhado para todos os processos operacionais. As informações NUNCA serão redigitadas ou transferidas de um sistema para outro. 

Esta a é grande fórmula de Ontivo. As informações geradas são compartilhadas entre os processos que compõem a plataforma, de forma inteligente. Datas, valores, prazos são interpretados e devidamente alocados em suas especificidades, minimizando a carga de trabalho e tornando-o muito mais eficiente.

As informações em OnTivo estão sempre disponíveis e você pode acessar de qualquer lugar. Assim, fluxo de caixa e demais relatórios financeiros estão alinhados com o que de fato está acontecendo no condomínio.

Muito menor do que os custos atuais para manter toda a sua estrutura de back office que seus clientes exigem hoje de você. O objetivo de OnTivo é simplificar sua rotina e reduzir seus custos operacionais.

Em todas as ferramentas que exigem inteligência jurídica contamos com suporte de experientes profissionais, trabalhando de forma integrada à plataforma, e o que permite que você possa interagir com a sua área jurídica e acompanhar as demandas pertinentes.

Os processos permanecem inalterados em relação às exigências de assembleia e convenção. Por outro lado, são simplificados por que você não precisa mais, no final do mês, ficar juntando, organizando e montando pastas de prestação de contas. OnTivo faz isso com um simples clique. Se por outro lado você quiser deixar este processo mais moderno e eficiente, disponibilizamos assinatura eletrônica da pasta digital.

Você determina a forma como deseja realizar estas tarefas. OnTivo permite a criação de alçadas e seu gerente de condomínio, o gestor do condomínio ou o síndico tem acesso direto na plataforma para liberar os pagamentos da forma que você preferir. Outro importante detalhe, se o seu cliente deseja que as informações sejam autorizadas por ele diretamente no banco, nossa plataforma disponibiliza as informações diretamente ao banco e envia mensagens para controle e ação do síndico, sem necessidade de retrabalho da sua parte.

O controle de inadimplência em OnTivo é feito de forma totalmente automatizada. você cria as regras e depois OnTivo toma conta de tudo, desde a primeira mensagem de cobrança ao acordo final com o advogado.

O Ecossistema OnTivo está estruturado para que o Gestor Condominial possa ter todos serviços essenciais em uma única plataforma: Atendimento, financeiro, contabilidade, departamento pessoal, assessoria jurídica e consultoria condominial.

De forma totalmente automatizada, OnTivo lê a conta bancária via EDI e apresenta as informações de forma clara e objetiva, tornando sua operação muito mais transparente perante os seus clientes.

OnTivo foi criado dentro de padrões de escrituração fiscal e contábil que lhe permitem integrar qualquer outra plataforma de controle e operação existente. Por outro lado, as demonstrações financeiras para os clientes de são realizados de forma clara e simples, para que o entendimento de todos seja facilitado. Assim, você dispõe dos relatórios mais simples aos mais complexos.

Este é o grande diferencial de OnTivo, pois já estamos configurados para recepcionar e armazenar os documentos eletrônicos. Assim todo o fluxo de armazenamento e muito mais eficiente e seguro. De toda forma, aos mais tradicionais, existe a possibilidade de impressão de documentos via pasta de prestação de contas e cópias dos documentos em papel podem ser armazenados por seus clientes, se eles assim desejarem.

OnTivo disponibiliza um dashboard inteligente que indica os estágios de emissão, impressão, envio eletrônico e correio de todos os boletos emitidos, facilitando o acompanhamento do estágio em que se encontra cada um dos boletos emitidos. Vale aqui lembrar que o processo de emissão é automático, ou seja, a partir da previsão orçamentária, mensalmente, a plataforma emite os boletos sem a necessidade de intervenção humana. Caso existam contas a reembolsar ou cobrar dos moradores, tais como consumos de água ou gás individualizado, a plataforma disponibiliza acesso direto ao gestor do condomínio, facilitando a inserção dos dados diretamente na plataforma.

Todos os moradores têm acesso direto em OnTivo facilitando a leitura e busca de quaisquer informações ou documentos que você ou seu cliente entendam que devam ser disponibilizados. Nada de intermediação, direto no sistema com senha de alçada para consulta.

OnTivo foi pensado e construído para simplificar as relações entre você e seus clientes e desta forma o condômino pode ter acesso pleno à plataforma, tornando mais transparente sua relação com eles.

Um dos diferenciais de OnTivo é que na sua equipe de desenvolvedores há experts no assunto investimento, com certificação nacional e internacional, que contribuíram muito para que a plataforma fosse mais inteligente no quesito investimentos. Assim, você têm comandos automatizados que podem ser configurados, tanto para aplicação quanto para resgate de investimentos. A plataforma controla separadamente o saldo dos recursos de cada verba conforme a sua natureza: ordinárias, fundo de reserva, fundo de obra, etc., bem como a rentabilidade de cada uma dessas partes. Isso elimina a necessidade de apuração por parte de sua equipe, pois nosso robô faz isso por você.

Um dos diferenciais de OnTivo é que na sua equipe de desenvolvedores há experts no assunto investimento, com certificação nacional e internacional, que contribuíram muito para que a plataforma fosse mais inteligente no quesito investimentos. Assim, você têm comandos automatizados que podem ser configurados, tanto para aplicação quanto para resgate de investimentos. A plataforma controla separadamente o saldo dos recursos de cada verba conforme a sua natureza: ordinárias, fundo de reserva, fundo de obra, etc., bem como a rentabilidade de cada uma dessas partes. Isso elimina a necessidade de apuração por parte de sua equipe, pois nosso robô faz isso por você.

OnTivo é altamente intuitiva e integrada, simplificando muito seu uso e aplicação no dia a dia de sua administradora. Quando você quiser contratar nossa plataforma, disponibilizaremos um suporte exclusivo para implantação que trará todas as informações iniciais para start do sistema.

Essa é uma das grandes vantagens de OnTivo em relação ao processo tradicional. Como a plataforma faz tudo automaticamente ao longo do mês, a qualquer tempo você pode destacar relatórios de prestação de contas, com os documentos que lhe deram suporte. No final do mês as informações já estão organizadas e podem ser disponibilizadas de forma muito simples, com apenas um clique.

Entre em contato com FALE CONOSCO que teremos o maior prazer em esclarecer todas suas dúvidas.

A validade dessas declarações eletrônicas não depende somente do cumprimento dos requisitos legais, mas da garantia da não adulteração do conteúdo (integridade e autenticidade) e da possibilidade de identificação das partes signatárias (autoria). 

A tecnologia da informação tem papel chave nessa questão. 

Se as informações requeridas forem geradas e consolidadas em uma só plataforma, ela poderá realizar os cruzamentos de informações ainda antes do envio de dados à Receita Federal, de modo a detectar antecipadamente eventuais inconsistências, em tempo de fazer as devidas correções. 

Outro ponto importante é a possibilidade de tomadores e prestadores consumirem informações de uma mesma base, de modo que as suas respectivas declarações sejam rigorosamente compatíveis. Isso também é possível por meio de uma plataforma que trabalhe de modo bilateral, realizando o processo para os dois lados: prestador e tomador. 

Um método ainda mais eficiente e seguro de garantir a compatibilidade bilateral de informações na prestação/tomada de serviços é fazendo com que o controle comece antes da emissão das notas: na geração de um contrato entre prestador e tomador. 

Esse método é mais eficiente por eliminar uma série de problemas tais como contratos que não foram assinados em tempo, divergências de valores (digitação em sistemas diferentes de empresas diferentes), custos relacionados à gestão de contratos, etc. 

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) será apresentada a partir dos dados gerados após a emissão da EFD Reinf e o cruzamento com outros módulos do Sped. 

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve seguir o mesmo processo da EFD Reinf, pois a Receita Federal detecta facilmente inconsistências nas informações justamente quando cruza essas declarações.  

Na ECF, as informações checadas são relacionadas à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ). 

As informações da EFD Reinf e da Nota Fiscal Eletrônica serão confrontadas, buscando detectar divergências entre os dados da EFD e os arquivos XML.  

O valor dos tributos e o valor total da nota serão certamente analisados. 

As alíquotas utilizadas no cálculo dos impostos também serão identificadas e validadas pela Receita Federal. 

É preciso que as empresas se atentem às alíquotas utilizadas nos cálculos de seus impostos e contribuições, acompanhando rigorosamente eventuais mudanças na sua incidência de modo a minimizar o risco de incorrerem em problemas futuros com o Fisco. 

 

Dados financeiros: pagamentos e recebimento de serviços; pagamento de tributos e contribuições; benefícios Indiretos; receita de espetáculos desportivos. 

Dados trabalhistas (jurídico): depósitos judiciais e ações trabalhistas. 

Dados de Fornecedores e Suprimentos: recebimento de notas fiscais; cadastro de prestadores de serviços; comercialização de produção rural. 

No campo tributário: retenções realizadas nos serviços tomados; retenções de tributos e contribuições em serviços prestados; retenções de impostos na fonte; contribuições previdenciárias

A EFD-Reinf é a Escrituração Fiscal Digital, um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que complementa o eSocial, no qual as empresas deverão fornecer informações previdenciárias e trabalhistas. 

Na prática consiste na obrigação de entrega de diversas informações e eventos por meio digital. 

Tais informações compreendem os pagamentos e recebimentos de serviços, contribuições previdenciárias, retenções de imposto de renda, e outros. 

 

Sim, desde 2006 os tribunais vêm aceitando documentos digitais como meio de prova, entendimento este já pacificado entre os magistrados. 

Até porque, as assinaturas digitais podem ser consideradas como meio direto de prova dos contratos entre ausentes, celebrados por documento digital. 

Essa “assinatura” tem função de lacrar o conteúdo do documento, fazendo com que este permaneça íntegro, ou, se for minimamente alterado, que isso possa ser constatado; também garante a autenticidade e a tempestividade. 

É importante lembrar que não apenas a assinatura eletrônica como os processos utilizados numa relação contratual valem como elemento de prova de que uma parte expressou sua vontade de forma eletrônica. O Código Civil admite como hábeis todos os meios legais, bem como os moralmente legítimos, ainda que não especificados em lei, para provar a verdade dos fatos em que se funda a ação ou a defesa. 

Assim, qualquer documento, informação ou reprodução obtido legalmente pode ser utilizado como prova em eventual ação judicial, sendo que o juiz poderá usar sua experiência técnica ou comum para dirimir conflitos em relação à prova apresentada. 

A natureza dos contratos eletrônicos em nada difere dos contratos firmados por meio físico, exceto no tocante à forma de manifestação de vontade das partes. 

Na contratação por meio eletrônico, são vários os níveis de interatividade que podem ser utilizados pelas partes para se comunicar, transmitir informações, manifestar sua vontade. 

Assim, o mesmo tratamento não pode ser conferido aos contratos firmados por e-mail ou por meio dos documentos a ele anexados, e aos contratos firmados em chats ou por qualquer mecanismo de transmissão instantânea de informação ou videoconferência, em razão da distância existente entre as partes em cada modalidade, bem como da simultaneidade da comunicação. 

Hoje em dia, os tribunais reconhecem plenamente a validade das contratações realizadas por meios eletrônicos nas relações de consumo, no que se refere tanto à compra e venda de produtos como à contratação de serviços, haja vista a expansão e popularização de sites destinados ao comércio eletrônico nos últimos anos. 

Em relação ao Marco Civil da Internet, vale destacar que um dos princípios que regem esse diploma legal é o da proteção dos dados pessoais dos usuários. Seu artigo 7•0 prevê ser necessária a disponibilização de informações claras e completas sobre coleta, uso, armazenamento, tratamento e proteção de dados pessoais, que somente poderão ser utilizados para finalidades que justifiquem sua coleta, não sejam vedadas pela legislação e estejam especificadas nos contratos de prestação de serviços ou em termos de uso de aplicações de internet. 

Ademais, o Marco Civil da Internet exige o consentimento expresso da coleta, do uso, do armazenamento e do tratamento de dados pessoais, que deverá ocorrer de forma destacada das demais cláusulas contratuais. Ressalte-se, ainda, que ele proíbe o fornecimento desses dados pessoais a terceiros, salvo mediante consentimento livre, expresso e informado ou nas hipóteses previstas em lei. 

Planos

Condomínio Pequeno

Valor da arrecadação ordinária mensal do condomínio:

R$10.000,00

Número de unidades

20

Número de funcionários próprios

1

Preço Sugerido para você cobrar

R$ 547,44

Valor da plataforma

R$ 234,61

Condomínio Médio

Valor da arrecadação ordinária mensal do condomínio:

R$80.000,00

Número de unidades

150

Número de funcionários próprios

6

Preço Sugerido para você cobrar

R$ 1.680,32

Valor da plataforma

R$ 720,13

Condomínio Grande

Valor da arrecadação ordinária mensal do condomínio:

R$400.000,00

Número de unidades

180

Número de funcionários próprios

20

Preço Sugerido para você cobrar

R$ 3.390,34

Valor da plataforma

R$ 1.453,00