Os contratos para administradoras são documentos de extrema importância. Afinal, são eles que deixam claro como se dará a relação com o condomínio. Além de definir os prazos, pagamentos, responsabilidades e indicadores de qualidade.
No entanto, organizar e armazenar os contratos para administradoras não costuma ser uma tarefa fácil. É comum que os papéis comecem a se acumular e, com isso, uma série de problemas e gastos tendem a surgir.
Será que não é chegado o momento de modernizar a gestão de contratos?
Siga com a leitura e entenda como reduzir custos e falhas com os contratos eletrônicos para administradoras!
Contrato eletrônico é seguro?
Antes de tudo, é importante responder uma das primeiras dúvidas a respeito dos contratos eletrônicos para administradoras. Saiba que o documento tem validade legal e está amparado pela Medida Provisória nº 2.200/01.
Ainda assim, é fundamental que o contrato seja bem redigido. Com isso, tanto a administradora quanto o condomínio estarão seguros quanto ao que for combinado.
Outro ponto importante aqui é a certificação digital, que garante a legalidade do documento. Por isso, é fundamental trabalhar com uma empresa tenha experiência com contratos eletrônicos para administradoras.
Benefícios do contrato eletrônico para administradoras
1 – Aumentar as receitas sem demandar mais trabalho
Com os contratos eletrônicos para administradoras é possível automatizar os processos financeiros. Assim, o faturamento pode crescer sem que, para tanto, seja necessário contratar mais pessoas.
Ao tornar os processos eletrônicos e automatizados, todo o fluxo operacional é realizado automaticamente. E isso vale tanto para a elaboração quanto para a assinatura e gestão dos contratos.
Com isso, as despesas são reduzidas e é possível focar em estratégias que permitam o negócio crescer com mais lucratividade.
2 – Reduzir deslocamentos e ligações
Assinar e rever contratos para administradoras envolve custos com tempo, deslocamentos e ligações. Afinal, por se tratar de um assunto tão delicado, é normal que sejam solicitadas alterações. Ou, então, que alguns pontos precisem ser discutidos.
Com a versão eletrônica do documento, todas essas tarefas podem ser realizadas de forma remota. Assim, além de reduzir os gastos operacionais, a agilidade em finalizar o contrato é muito maior.
Outro ponto importante aqui é que, em uma só ferramenta, é possível elaborar os contratos e controlar o envio das informações entre os envolvidos. Dessa forma, o fluxo entre a administradora, prestadores de serviços e condôminos fica muito mais ágil.
3 – Evitar riscos relacionados ao EFD-Reinf
Com a mudança tão dinâmica da nossa legislação, é comum que novos riscos surjam frequentemente. O EFD-Reinf é um exemplo de alteração recente que impacta diretamente as administradoras.
Neste sentido, a prevenção é sempre o melhor caminho. Por isso, é fundamental estar em conformidade e respeitar os prazos exigidos.
Além disso, a não conformidade com as leis gera custos altos e inesperados. Não são apenas as multas que impactam o negócio, mas também o retrabalho e a demanda extra de serviços.
Ao automatizar e centralizar essas tarefas em uma ferramenta, esses riscos caem. Dessa forma, é possível focar os esforços para captar novos clientes e melhorar o atendimento oferecido.
4 – Mensurar a qualidade do serviço prestado
Algumas ferramentas, além de tornar os contratos para administradoras eletrônicos, facilitam na gestão da qualidade do serviço prestado.
Com a Ontivo, por exemplo, é criado um SLA (Service Level Agreement – Acordo de Nível de Serviço) entre o condomínio e o prestador de serviço. Assim, é possível criar um check-list e disponibilizá-lo ao gestor operacional. Que poderá acompanhar as entregas acordadas e fazer pagamentos de forma simples e rápida.
Com isso, a gestão do condomínio se torna muito mais fácil. E fica mais simples de analisar se os prestadores estão ou não dentro da qualidade pretendida.
5 – Evitar falhas e riscos
De forma geral, contar com uma ferramenta para contratos eletrônicos para administradoras colabora para reduzir custos e evitar falhas. Um dos principais gargalos enfrentados hoje por negócios dos mais variados segmentos.
Automatizar tarefas burocráticas é fundamental para tornar o processo mais ágil e de maior qualidade. Com isso, a empresa não apenas reduz custos, como também consegue melhorar a eficácia dos serviços prestados.
Juntos, todos esses benefícios ajudam a administradora a conquistar uma posição de destaque no mercado. Aumentando o fluxo de clientes e, consequentemente, elevando o faturamento.
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