O armazenamento de documentos em nuvem permite guardar dados na internet. Isso acontece por meio de um servidor online sempre disponível. Portanto, é possível guardar arquivos, documentos e outras informações sem precisar de espaço de HD em um computador.
Em outras palavras, o armazenamento de documentos em nuvem é uma tecnologia remota. Assim, seus contratos, fotos e etc. ficam salvos em um ambiente com proteção digital e física avançada. Eliminando a necessidade de aumentar o espaço na máquina em que eles estão salvos.
Guardar documentos na nuvem não é mais uma novidade atualmente. Inclusive, essa atividade é uma das importantes bases da transformação digital que estamos vivendo.
Entenda melhor, a seguir, quais os benefícios do armazenamento de documentos em nuvem e reduza os custos da sua empresa:
1. Redução de custos com o armazenamento de documentos em nuvem
Lembra-se de quando precisávamos comprar diversos pen drives para armazenar e compartilhar documentos? Agora, estamos vivenciando o mesmo processo com os discos rígidos físicos (HDs), que estão caindo em desuso.
Na nuvem, tudo fica em um servidor digital. Com isso, não é preciso comprar novos equipamentos e acessórios para guardar arquivos conforme eles forem aumentando de volume.
Além disso, o armazenamento de documentos em nuvem permite editá-los, revisá-los ou compartilhá-los com qualquer pessoa. A qualquer hora e de qualquer lugar. Tornando todo o processo muito mais rápido e fácil.
Como resultado, a nuvem reduz consideravelmente os gastos com espaço e dispositivos. Sem contar com o fato de que é muito mais simples para organizar e localizar documentos depois.
2. Maior dinamismo e mobilidade
Falando em praticidade, armazenar documentos em nuvem é uma excelente maneira de aumentar o dinamismo e a mobilidade nas tarefas diárias.
Com a tecnologia, você pode acessar os arquivos que precisar de qualquer aparelho. Basta ter uma boa conexão com a Internet.
Ainda assim, é possível salvar os documentos para visualizar no modo offline. Assim, se você estiver sem sinal, ainda consegue consultar os arquivos.
3. Alta segurança de informações
Os serviços de armazenamento na nuvem costumam levantar suspeitas a respeito da segurança de dados. Afinal, é péssimo para qualquer empresa que os seus dados sejam vazados.
No entanto, quando um arquivo está na nuvem, apenas o usuário que criou o documento e quem esse autorizou podem ter ter acesso a ele. Nem mesmo as empresas que oferecem o serviços sabem o que está guardado nos servidores.
Portanto, a menos que você deseje, nenhuma outra pessoa terá acesso aos seus documentos. E, com certeza, eles estarão muito mais seguros do que estariam salvos no seu computador ou impressos em pastas físicas.
4. Colaboração em tempo real por armazenar documentos em nuvem
Outra grande vantagem do armazenamento de documentos em nuvem é que é possível permitir o acesso de outras pessoas ao arquivo. Além disso, você pode escolher qual tipo de acesso cada pessoa terá. Ou seja, se ela apenas vai visualizar ou também poderá editar o documento.
Esse tipo de recurso é excelente para gerir contratos e projetos que envolvem muitas pessoas. Assim, não é preciso gastar tempo ou dinheiro com deslocamentos. Uma vez que tudo pode ser feito pela Internet com muito mais produtividade.
5. Escalabilidade e personalização
Ao usar a nuvem, você terá um custo reduzido e maior agilidade e segurança. Além disso, várias pessoas poderão trabalhar ao mesmo tempo em um mesmo documento.
Com isso, o negócio pode se desenvolver com mais facilidade e com menos restrições. Assim, é possível concentrar as atividades da empresa no ambiente digital e escalonar de forma rápida.
Ainda, os serviços de nuvem de muitas empresas contam com planos personalizados. Dessa forma, é possível que você tenha acesso ao espaço e às funcionalidades que o negócio precisa.
Novamente, essa flexibilidade representa um enorme ganho em redução de custos e competitividade.
6. Simples de contratar e usar
Por fim, vale dizer que o armazenamento de documentos em nuvem não requer instalações de softwares. Afinal, tudo estará disponível na Internet.
A tecnologia também é muito simples e intuitiva de usar. Na maioria dos casos você pode, inclusive, arrastar os documentos do seu computador para a nuvem. Com isso, eles estarão protegidos e organizados com apenas poucos cliques.
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